Zeitmanagement mit Outlook

Bei vielen beruflichen Anforderungen sind neben dem IT-Wissen auch die entsprechenden Fachkenntnisse wie z. B. Zeitmanagement gefragt. Dieses Seminar führt be ETC die benötigten Kenntnisse sinnvoll zusammen: Die Teilnehmer*innen erfahren hier praxis- und aufgabenorientiert, wie sie mithilfe von Outlook 2013 Ziele im Berufsleben und auch privat effektiver erreichen können. Praxisbeispiele und Übungen helfen, die Methoden des Zeitmanagements unter Verwendung von Outlook Schritt für Schritt umzusetzen.

Nach Abschluss dieses Seminars haben die Teilnehmer*innen Wissen zu folgenden Themen:

• Zeit managen - die Grundlagen
• Ziele festlegen
• Prioritäten setzen
• Tagesplanung
• Arbeitsorganisation
• Besprechungen organisieren
• Ordnung schaffen
• Den Tagesablauf gestalten
• Arbeiten im Team
• Arbeitsabläufe vereinfachen
• Selbstdisziplin steigern

Zeit managen - die Grundlagen

• Was ist Zeit?
• Zeitbewusstsein
• Erfolgskomponenten für ein gutes Zeitmanagement
• So nutzen Sie Outlook fürs Zeitmanagement
• Auf dem Weg zu mehr Selbstbestimmung
• Auf einen Blick
• Übungen

Ziele festlegen

• Ziele - Grundlagen
• Zeitdimensionen für Ziele
• Ziele finden
• Ziele formulieren
• Vom Ziel zur Handlung
• Erste Schritte mit Outlook
• Ziele als Notizen anlegen
• Auf einen Blick
• Übungen

Prioritäten setzen

• Entscheidungen treffen - Prioritäten setzen
• Denkmodelle für Prioritäten
• Aufgaben in Outlook eintragen
• Aufgaben bearbeiten
• Prioritäten für Aufgaben eintragen
• Aufgaben kategorisieren
• Auf einen Blick
• Übungen

Tagesplanung

• Das ALPEN-Prinzip
• Das Eisenhower-Prinzip
• Aufgaben in Termine umwandeln
• Termine im Kalender eintragen
• Mit Terminen arbeiten
• Terminserien erstellen
• Termine kategorisieren
• Auf einen Blick
• Übungen

Arbeitsorganisation

• Grundlagen der Arbeitsorganisation
• Aufgaben effizient organisieren
• Arbeitszeitblock für die E-Mail-Bearbeitung definieren
• Unterordner für E-Mails erstellen
• E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen
• E-Mails effizient erstellen
• Telefonieren mit System
• Auf einen Blick
• Übung

Besprechungen organisieren

• Besprechungen vorbereiten
• Mit Outlook zu Besprechungen einladen
• Auf eine Besprechungseinladung antworten
• Besprechungen organisieren
• Besprechungen durchführen
• Besprechungen nachbereiten
• Auf einen Blick
• Übungen

Ordnung schaffen

• Ordnungsstrukturen aufbauen
• Ordnungssysteme für E-Mails
• Ordnungssysteme in Outlook anlegen
• E-Mails übersichtlich anzeigen und suchen
• E-Mails archivieren
• Ansicht im Modul E-Mail individuell anpassen
• Auf einen Blick
• Übungen

Den Tagesablauf gestalten

• Routinen im Alltag
• Start klar am Arbeitsplatz
• Der persönliche Rhythmus
• Mach mal Pause
• Gesunde Ernährung am Arbeitsplatz
• Tagesschlussroutine
• Den Tag positiv gestalten
• Auf einen Blick
• Übungen

Arbeiten im Team

• Kalender für Kollegen freigeben
• Termine für Gruppen organisieren
• Gruppenkalender in der Planungsansicht verwalten
• Tipps für die Projektarbeit
• Rechte für Stellvertreter erteilen
• Dauerhaften Postfachzugriff einrichten
• Auf einen Blick
• Übungen

Arbeitsabläufe vereinfachen

• Checklisten erstellen
• E-Mails als Umfragen gestalten
• Schnellbausteine anlegen und nutzen
• Arbeitsschritte als QuickSteps festlegen
• Outlook arbeiten lassen - Regeln definieren
• Auf einen Blick
• Übungen

Selbstdisziplin steigern

• Gutes gegen Stress
• Persönliche Motivatoren kennen
• Werte und Ziele
• Die ersten Schritte zum neuen Zeitmanagement
• Auf einen Blick
• Übung

• Personen, die Ihre Zeit sowohl beruflich als auch privat effizienter mit Hilfe der umfangreichen Möglichkeiten von MS Outlook nutzen möchten.

• Grundkenntnisse Microsoft Office
• Besuch des Seminars MOB Microsoft Outlook Basics